Datenschutzinformation

Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Johannes Bund
Kardinal-Döpfner-Platz 2
97070 Würzburg
Deutschland

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an kontakt@vitabiografie.de. Weitere Anbieterangaben stehen im Impressum.

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Sollte eine gesetzliche Benennungspflicht entstehen, werden die Kontaktdaten an dieser Stelle ergänzt.

Welche Daten verarbeitet werden

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Authentifizierungskennung, Login-Status und gegebenenfalls Angaben des gewählten Anmeldeanbieters;
• Zugangsdaten: Einladungs- und Zugangscode, Einlösezeitpunkt, Gültigkeit, Projektzuordnung und Nutzungsstatus;
• Gesprächsdaten: während einer ausdrücklich gestarteten Sitzung vorübergehend übertragenes Mikrofon-Audio, finale Transkripte, Gesprächszeit, Unterbrechungs- und Sitzungsstatus;
• Biografie-Inhalte: Erzählungen, Namen, Orte, Zeitangaben, Beziehungen, Zusammenfassungen, Geschichten, Korrekturen, Buchentwürfe und daraus abgeleitete Strukturinformationen;
• freiwillig erzählte besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Angaben zu Gesundheit, Religion, politischer Auffassung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Sexualleben;
• Einwilligungs- und Nachweisdaten: Volljährigkeitsbestätigung, Versionen akzeptierter Dokumente, Entscheidungen zur Gesprächsverarbeitung und freiwillige Zusatzfreigaben;
• Betriebs- und Sicherheitsdaten: IP- und User-Agent-Hashes, Zeitstempel, Geräte- und Browserinformationen, technische Fehlerzustände, Nutzungsmengen, Kosten- und Missbrauchsschutzinformationen;
• Kontakt- und Interessentendaten: Name, E-Mail-Adresse, freiwillige Angaben zur gewünschten Biografie, Paketinteresse, Quelle der Anfrage und Einwilligungsnachweis;
• Newsletterdaten: E-Mail-Adresse, Sprache, Anmeldequelle, Double-Opt-in-Status, Einwilligungszeitpunkt sowie technische Zustell- und Abmeldedaten;
• Support-, Export- und Löschdaten, wenn eine entsprechende Anfrage gestellt wird.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Registrierung, persönlicher Zugang, Sitzungsverwaltung und Bereitstellung von „Mein Buch“: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO;
• Verarbeitung und Speicherung von Gesprächstranskripten sowie biografischen Inhalten: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und, soweit besondere Kategorien betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung;
• Versand eines Kapitelhinweises bei aktiver Kontoeinstellung: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Bereitstellung der Produktstatusfunktion;
• Versand des ausdrücklich abonnierten Newsletters nach Double-Opt-in: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar;
• IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz, Fehleranalyse, Stabilität und begrenzte Betriebsprotokollierung: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO;
• inhaltsfreie technische Qualitätsmessung mit aggregierbaren Zählern und Zeitwerten: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist die Verbesserung von Stabilität und Gesprächsqualität;
• Bearbeitung von Auskunfts-, Export-, Berichtigungs- und Löschanfragen: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den Betroffenenrechten sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO;
• Bearbeitung freiwilliger Kontakt- und Interessentenanfragen: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche Anfragen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO;
• Aufbewahrung von Einwilligungs- und Vertragsnachweisen: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und f DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

KI-Interaktion und Mikrofon-Audio

Im Gespräch interagieren Sie mit einem KI-System, nicht mit einem Menschen. Der Browser aktiviert das Mikrofon erst nach einer ausdrücklichen Aktion. Während der Sitzung wird Audio für den sprachbasierten Dialog in Echtzeit an OpenAI übertragen.

Vita speichert das Roh-Audio nicht dauerhaft. Gespeichert werden finale Transkripte und die daraus für die private Biografie erzeugten Inhalte. Automatisch erzeugte Inhalte können Fehler enthalten. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Besondere Kategorien und Angaben über Dritte

Lebensgeschichten können sehr sensible Informationen enthalten. Die ausdrückliche Einwilligung umfasst nur die Verarbeitung für die eigene private Vita-Biografie. Sie müssen keine Frage beantworten und können sensible Themen auslassen, pausieren oder dauerhaft ausschließen.

Angaben über Angehörige und andere Dritte werden als Teil Ihrer Erzählung verarbeitet. Beschränken Sie solche Angaben auf das für Ihre Geschichte Erforderliche. Für die aktuelle Beta gilt: keine Familienkonten, keine Beiträge oder Fragen Dritter und keine Foto-Uploads.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für die jeweilige Funktion erforderlich ist. Nach aktuellem technischen Stand können insbesondere folgende Dienste eingesetzt werden:

• OpenAI für KI-Sprachdialog, Eingabetranskription und Nachverarbeitung;
• Supabase für Authentifizierung und die hierfür konfigurierte Dateninfrastruktur;
• Render für API-, Worker- und Datenbankbetrieb;
• Vercel für Bereitstellung und Auslieferung der Webanwendung;
• Google nur dann als OAuth-Anmeldeanbieter, wenn Sie diese Option selbst wählen;
• Brevo für notwendige Konto- und Produktnachrichten sowie den separat bestätigten Newsletter.

Zugriff durch berechtigte Personen erfolgt nur, soweit Support, Sicherheit, Fehlerbehebung oder die Bearbeitung einer Anfrage dies erfordern.

OpenAI-Datenkontrollen und Übermittlungen in Drittländer

Für Daten, die über die OpenAI-API verarbeitet werden, gilt: Sie werden nach den geschäftlichen API-Bedingungen nicht zum Training der allgemein angebotenen Modelle verwendet. Inhalte können abhängig von aktivierten Projekt- und Missbrauchsschutz-Einstellungen zeitlich begrenzt verarbeitet oder aufbewahrt werden.

Eine Zero-Data-Retention- oder EU-Datenresidenz-Einstellung wird erst zugesagt, wenn sie für das eingesetzte Projekt vertraglich und technisch nachgewiesen ist.

Bei einzelnen Empfängern kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss greift, werden geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, zugrunde gelegt und erforderliche zusätzliche Schutzmaßnahmen geprüft.

Endgerätezugriff, Cookies, lokale Speicherung und Newsletter

Für Anmeldung, Sicherheit, Spracheinstellung, Einwilligungsübergabe und Sitzungsfortsetzung können technisch erforderliche Cookies oder Browser-Speicher verwendet werden. Dies erfolgt, soweit für den ausdrücklich gewünschten Dienst erforderlich, nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Auf öffentlichen Seiten kann Google Analytics ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung geladen werden. Gesprächsinhalte, Geschichten, Kontodaten und der eingeloggte Bereich werden dabei nicht gemessen. Ohne Einwilligung werden keine Statistik-Cookies gesetzt.

Der Newsletter wird nur nach einer separaten Anmeldung und Bestätigung der E-Mail-Adresse im Double-Opt-in-Verfahren versendet. Die Anmeldung kann jederzeit über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder per Nachricht an kontakt@vitabiografie.de widerrufen werden. Aus der Beta-Teilnahme allein folgt keine Newsletter-Einwilligung.

Speicherdauer

Ein persönlicher Beta-Zugang gilt grundsätzlich 90 Tage ab Erstellung des Einladungslinks. Der Ablauf beendet den Zugang zu neuen Gesprächen, löst aber keine automatische Löschung aus.

• Vita speichert kein Roh-Audio dauerhaft.
• Newsletterdaten werden bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert; Einwilligungs- und Abmeldenachweise können darüber hinaus im erforderlichen Umfang aufbewahrt werden.
• Kontakt- und Interessentenanfragen werden bis zur Bearbeitung und anschließend nur so lange gespeichert, wie dies für Nachweis-, Sicherheits- oder Rechtsverteidigungszwecke erforderlich ist.
• Konto, finale Transkripte, Zusammenfassungen, Geschichten und Buchentwürfe werden bei einer Löschanforderung unverzüglich für weitere Nutzung gesperrt und in den Löschprozess überführt.
• Zuordenbare technische Qualitätsmesswerte und freiwillig erzeugte inhaltliche Qualitätsbefunde werden höchstens 90 Tage gespeichert.
• Technische und sicherheitsbezogene Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse und Nachweise erforderlich ist.

Forschung, Abschlussarbeit und Produktverbesserung

Die für die Bereitstellung der Biografie erforderliche Verarbeitung umfasst keine Nutzung für Forschung, eine Bachelorarbeit, Werbung oder das Training allgemein angebotener KI-Modelle. Standardmäßig werden nur inhaltsfreie technische Qualitätskennzahlen erhoben; diese Einstellung kann im Profil ausgeschaltet werden.

Eine inhaltliche Qualitätsauswertung pseudonymisierter Transkripte wird ausschließlich nach einer getrennten optionalen Einwilligung durchgeführt. Eine wissenschaftliche Nutzung bedarf einer weiteren, eigenständigen Information und Rechtsgrundlage.

Ihre Rechte und Beschwerderecht

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Schreiben Sie hierzu an kontakt@vitabiografie.de.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für den Anbieter ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA). Das sichere Online-Beschwerdeformular ist unter lda.bayern.de erreichbar.

Sicherheit und Vertraulichkeit

Vita verwendet unter anderem verschlüsselte Transportwege, Authentifizierung, rollen- und projektbezogene Zugriffe, Zugriffscodes, Ratenbegrenzungen, private Betriebsumgebungen, Protokollminimierung und getrennte Admin-Funktionen. Zugriffe werden auf das erforderliche Maß beschränkt. Kein technisches System kann jedoch absolute Sicherheit gewährleisten.

Änderungen dieser Information und Kontakt

Diese Information wird angepasst, wenn sich Datenverarbeitung, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Wesentliche Änderungen werden vor weiterer Nutzung angezeigt. Erfordert eine Änderung eine neue Einwilligung, wird diese gesondert eingeholt.

Fragen und Anliegen zum Datenschutz richten Sie bitte an kontakt@vitabiografie.de.